Le message reprend une vraie facture, le nom du bon interlocuteur et le montant attendu. Une seule chose a changé : le compte sur lequel effectuer le paiement. C’est précisément ce qui rend la fraude au faux RIB dangereuse. L’ensemble peut sembler cohérent alors que l’argent partira chez un escroc.
Le réflexe recommandé par Cybermalveillance.gouv.fr est concret : confirmer la demande auprès du créancier en utilisant son numéro habituel, déjà connu. Répondre au message ou appeler le numéro qu’il contient ne constitue pas une vérification indépendante.
Un logo familier ne suffit pas.
Pour une petite entreprise, ce contrôle mérite une place fixe dans le traitement des factures. Il ne doit pas dépendre du niveau de méfiance de la personne qui ouvre le courrier ce matin-là.
Vérifier le changement par un autre chemin
La fraude peut s’appuyer sur l’usurpation d’un fournisseur ou sur une messagerie compromise. Le message semble alors poursuivre un échange réel. La facture, le nom du projet ou une formule habituelle ne prouvent pas que les nouvelles coordonnées sont légitimes.
N’utilisez pas comme preuve un document supplémentaire envoyé par la même voie suspecte. Un second PDF peut simplement répéter la même information falsifiée. Reprenez le contact à partir de vos références internes fiables et demandez la confirmation des coordonnées par le processus prévu dans l’entreprise.
La pression est un autre piège : facture prétendument urgente, fermeture de compte annoncée ou demande confidentielle. L’urgence commerciale peut être réelle, mais elle ne justifie pas de supprimer le contrôle. Une procédure qui disparaît dès qu’un message paraît pressant protège mal au moment où elle devient nécessaire.
Distinguez également la confirmation de la personne et celle de l’opération. Vous cherchez à vérifier que le fournisseur demande réellement ce changement, pour quel dossier et à partir de quand. Une réponse vague peut laisser subsister une confusion entre établissements, contrats ou entités portant des noms proches.
Ne transformez pas l’appel en simple formalité. La personne doit disposer des éléments permettant de confirmer la modification sans se contenter d’approuver ce qu’on lui suggère.
Le fichier fournisseur est le vrai point de passage
Une entreprise peut sécuriser chaque virement tout en laissant n’importe qui modifier les coordonnées dans son logiciel. Le problème se situe alors en amont : le paiement suivra automatiquement une donnée devenue fausse. Le changement de RIB doit donc être traité comme une opération distincte de la saisie d’une facture.
Une organisation simple peut prévoir une demande enregistrée, un contrôle indépendant et une validation par une personne habilitée. La répartition exacte dépend de l’équipe. L’objectif est qu’une seule manipulation, effectuée sous pression, ne suffise pas à rediriger un règlement.
Dans un exemple fictif d’organisation, la personne qui reçoit le document crée une demande de modification sans l’appliquer immédiatement. Une seconde personne vérifie le changement avec le contact habituel. La fiche conserve ensuite la date et la trace de validation. Ce n’est pas une garantie contre toute fraude ; c’est une façon de rendre la décision contrôlable.
L’absence ne doit pas devenir une exception
Prévoyez le cas des absences. Si le validateur est en congé, un remplaçant doit être identifié. Sans solution prévue, l’équipe risque d’inventer une exception au moment du paiement. La continuité du contrôle est aussi importante que son existence sur le papier.
Vérifiez enfin les factures déjà préparées. Une modification peut toucher des paiements en attente ou des opérations récurrentes. Il faut savoir quels dossiers utilisent les coordonnées modifiées avant de considérer le contrôle terminé.
Le bon dispositif ne demande pas aux salariés de reconnaître tous les faux. Il leur donne un passage obligatoire lorsque l’information change.
Si le paiement est parti, agir avant d’attendre une explication
En cas de suspicion après un virement, contactez immédiatement votre banque pour signaler l’opération et demander les démarches possibles, notamment une tentative de récupération. La rapidité compte, mais la récupération des fonds n’est pas garantie.
Alertez aussi les responsables concernés dans l’entreprise et empêchez que d’autres paiements utilisent les mêmes coordonnées suspectes. Cybermalveillance.gouv.fr recommande notamment d’identifier les virements exécutés, en instance ou à venir et de conserver les éléments utiles. Ne vous limitez pas à la facture qui a révélé le problème.
Gardez les messages et les documents reçus. Si une messagerie peut avoir été compromise, faites vérifier les accès et les règles de transfert avec le support compétent. Supprimer le courrier suspect ne résout pas la cause d’une éventuelle compromission.
Le dépôt de plainte fait également partie des démarches recommandées par le service public d’assistance. Les échanges avec la banque et les autorités doivent s’appuyer sur les faits disponibles : dates, montants, coordonnées et traces conservées. Évitez d’accuser un interlocuteur sans savoir si son identité ou sa messagerie a été usurpée.
Après l’urgence, reprenez le parcours exact. Où le changement a-t-il été accepté ? Quel contrôle était prévu ? Pourquoi n’a-t-il pas fonctionné ? Cette revue doit améliorer la procédure, pas seulement désigner la personne qui a cliqué.
Un fournisseur peut réellement changer de banque. La bonne réponse n’est donc pas de refuser tout nouveau RIB, mais de confirmer chaque changement par un canal indépendant avant qu’il ne devienne la destination du prochain paiement.
